Mẫu Giấy Xác Nhận Nhân Sự: Cẩm Nang Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp

Chị Lan, chủ một doanh nghiệp vừa và nhỏ, rơi vào tình huống dở khóc dở cười khi một nhân viên cũ kiện công ty ra tòa vì cho rằng mình bị chấm dứt hợp đồng lao động trái luật. Chị Lan khẳng định nhân viên này tự ý nghỉ việc mà không có lý do chính đáng. Tuy nhiên, do không có bằng chứng xác thực, chị Lan đã phải bồi thường một khoản tiền lớn cho nhân viên cũ.

Câu chuyện của chị Lan là bài học đắt giá về tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự bài bản, đặc biệt là việc sử dụng Mẫu Giấy Xác Nhận Nhân Sự – một loại giấy tờ tưởng chừng đơn giản nhưng lại có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Giấy Xác Nhận Nhân Sự Là Gì? Vai Trò Của Nó Trong Doanh Nghiệp

Giấy xác nhận nhân sự là văn bản do người sử dụng lao động hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp cho người lao động để xác nhận thông tin về quá trình công tác, chức danh, mức lương, … của người đó tại đơn vị.

Vì Sao Giấy Xác Nhận Nhân Sự Lại Quan Trọng?

Đối với người lao động: Là bằng chứng pháp lý để chứng minh quá trình công tác, chức danh, mức lương,… khi thực hiện các thủ tục hành chính như xin visa, vay vốn ngân hàng, …
Đối với người sử dụng lao động: Là căn cứ để giải quyết các tranh chấp lao động, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước pháp luật.

Phân Loại Mẫu Giấy Xác Nhận Nhân Sự Phổ Biến

Tùy vào mục đích sử dụng, giấy xác nhận nhân sự có thể được chia thành nhiều loại khác nhau, phổ biến nhất là:

Mẫu giấy xác nhận công tác: Xác nhận thời gian công tác, chức danh, mức lương,… của người lao động tại đơn vị.
Mẫu giấy xác nhận lương: Xác nhận mức lương, các khoản phụ cấp, thưởng,… mà người lao động được hưởng trong thời gian làm việc tại đơn vị.
Mẫu giấy xác nhận thôi việc: Xác nhận việc người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động với đơn vị, nêu rõ lý do nghỉ việc, thời gian nghỉ việc,…

Hướng Dẫn Lập Mẫu Giấy Xác Nhận Nhân Sự Đúng Luật

Nội Dung Bắt Buộc Cần Có

Một mẫu giấy xác nhận nhân sự hợp lệ cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

Quốc hiệu – Tiêu ngữ: Thể hiện tính pháp lý của văn bản.
Tên giấy tờ: Ghi rõ “Giấy xác nhận …”.
Thông tin người lao động: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú, …
Thông tin người sử dụng lao động: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế,…
Nội dung xác nhận: Ghi rõ nội dung cần xác nhận (công tác, lương, thôi việc,…), thời gian, chức danh, mức lương, …
Thời điểm cấp: Ghi rõ ngày, tháng, năm cấp giấy xác nhận.
Chữ ký, dấu đỏ: Của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và đóng dấu đỏ của công ty.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Mẫu Giấy Xác Nhận Nhân Sự

Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin.
Sử dụng con dấu, chữ ký hợp lệ: Tránh sử dụng con dấu, chữ ký giả mạo.
Lưu trữ cẩn thận: Bản chính giấy xác nhận nhân sự cần được lưu trữ cẩn thận.