Cách Tính Định Biên Nhân Sự Chuẩn Xác Cho Doanh Nghiệp

Anh Minh là CEO của một công ty startup đang trên đà phát triển. Công ty liên tục nhận được các dự án mới, doanh thu tăng trưởng ấn tượng. Thế nhưng, anh Minh lại đau đầu vì một vấn đề khác: quản lý nhân sự.

Anh nhận ra đội ngũ hiện tại đang quá tải, trong khi tuyển dụng ồ ạt lại dẫn đến lãng phí nguồn lực. Anh Minh cần tìm một giải pháp tối ưu hóa số lượng nhân viên, vừa đáp ứng nhu cầu công việc, vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Đó chính là lúc anh biết đến định biên nhân sự.

Định biên nhân sự là gì? Tại sao doanh nghiệp cần đến nó?

Định biên nhân sự là việc xác định số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi vị trí, phòng ban, dựa trên khối lượng công việc, mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc tính toán định biên nhân sự:

• Tối ưu hóa nguồn lực: Đảm bảo mỗi vị trí đều có đủ nhân sự, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu, từ đó giảm thiểu chi phí nhân sự.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Phân bổ nhân lực hợp lý giúp nâng cao năng suất lao động, hoàn thành mục tiêu kinh doanh.
• Xây dựng cơ cấu tổ chức tinh gọn: Định biên rõ ràng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, trao quyền và trách nhiệm phù hợp cho từng vị trí.
• Dự báo nhu cầu tuyển dụng: Giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự đáp ứng yêu cầu công việc trong tương lai.

Các bước tính định biên nhân sự bài bản và hiệu quả

Bước 1: Phân tích khối lượng công việc

Đây là bước quan trọng nhất, đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác.

• Liệt kê tất cả các công việc của từng vị trí, phòng ban.
• Ước tính thời gian hoàn thành cho mỗi công việc.
• Xác định tần suất thực hiện các công việc (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…).

Bước 2: Áp dụng công thức tính định biên

Có nhiều công thức khác nhau, phổ biến nhất là:

Số lượng nhân viên = Tổng thời gian thực hiện công việc / (Thời gian làm việc khả dụng x Hiệu suất lao động)

Trong đó:

• Thời gian làm việc khả dụng: Số giờ làm việc thực tế của một nhân viên trong ngày/tuần/tháng, sau khi trừ đi thời gian nghỉ ngơi, nghỉ phép…
• Hiệu suất lao động: Khả năng hoàn thành công việc của nhân viên so với mức trung bình (thường được biểu thị bằng %).

Bước 3: Phân tích và điều chỉnh kết quả

Sau khi tính toán, bạn cần phân tích kết quả dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp:

• Ngành nghề kinh doanh: Mỗi ngành nghề có đặc thù riêng về nhân sự.
• Mức độ tự động hóa: Ứng dụng công nghệ có thể giảm bớt nhu cầu nhân lực.
• Khả năng tài chính: Đảm bảo nguồn lực tài chính đáp ứng được kế hoạch nhân sự.

Dựa trên những phân tích, điều chỉnh số lượng nhân viên cho phù hợp.

Một số phương pháp tính định biên nhân sự phổ biến

• Phương pháp tỷ lệ: Dựa trên tỷ lệ giữa số lượng nhân viên và một chỉ số kinh doanh nào đó (doanh thu, sản lượng…).
• Phương pháp so sánh: Tham khảo số lượng nhân viên của các doanh nghiệp cùng ngành, quy mô.
• Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn trong lĩnh vực quản trị nhân sự.

Công cụ hỗ trợ tính định biên nhân sự

Hiện nay có nhiều phần mềm, ứng dụng hỗ trợ tính toán định biên nhân sự tự động, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác.

Kết luận

Định biên nhân sự là một nhiệm vụ quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Bằng cách ứng dụng các phương pháp và công cụ phù hợp, bạn hoàn toàn có thể xây dựng được một kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.